Tema 15. La gestión electrónica de los procedimientos en el Ayuntamiento Plataforma SEDIPUALBA. Herramientas SERES, SEGEX, SEFYCU Y SEGRA

Tema 15. Definiciones y Conceptos en SEDIPUALB@

La plataforma SEDIPUALB@ constituye un entorno de trabajo integrado que permite una tramitación completamente electrónica de la actividad administrativa que realiza una administración local.

Está totalmente alineada con las herramientas proporcionadas por la Administración General del Estado y constituye un “pegamento” esencial para su utilización de una forma cómoda e integrada.

La identificación siempre se realiza a través de certificado digital (CL@VE) y las notificaciones fehacientes generadas integradas con NOTIFIC@ y SIR.

Es capaz de generar expedientes ENI compatibles (INSIDE) para su remisión a justicia o para su envío al archivo (ARCHIVE)

Nuestra plataforma es abierta y permite integrarse con cualquier otra (Web Services disponibles y accesibles con ejemplos al final del documento)
SERES (Sistema Electrónico de Registro de Entradas y Salidas)
Herramienta que permite la gestión de un sistema de registro único, tanto presencial como electrónico.
 Permite múltiples oficinas
 Incorpora metadatado de documentación adaptado al ENI
 Certificado en SIR (completado al 80%)
 Sistema de accesos basado en roles
 Permite despacho manual o automatizado
 Integrado con trámites de Sede Electrónica
 Incorpora sistema de firma biométrica de solicitudes

 Incorpora digitalización certificada de la documentación aportada de forma presencial.

SEFYCU (Sistema Electrónico de Firma y Custodia de Documentos)
Herramienta que permite la firma, custodia y notificación de documentos electrónicos.
 Permite firma en (Windows, Android, IOS y Linux)
 Independencia de la máquina virtual de java
 Integrado con @FIRMA
 Incorpora metadatado de documentación adaptado al ENI
 Integra las notificaciones y está conectado a NOTIFIC@ de forma transparente al usuario
 Permite publicaciones en el Tablón de Edictos de la Sede Electrónica
 Permite Notificación por SIR (completado al 80%)
 Incorpora sistema de firma biométrica de documentos

 Incorpora sistema de firma bajo pseudónimo de documentos (ej. agentes policía local).

SEGRA (Sistema Electrónico de Gestión de Resoluciones Administrativas)
Herramienta que permite la gestión de las resoluciones administrativas de órganos unipersonales, gestionando el libro de resoluciones (automáticamente)
 Permite firma en (Windows, Android, IOS y Linux)
 Independencia de la máquina virtual de java
 Integrado con @FIRMA
 Incorpora metadatado de documentación adaptado al ENI
 Integra las notificaciones y está conectado a NOTIFIC@ de forma transparente al usuario
 Permite publicaciones en el Tablón de Edictos de la Sede Electrónica
 Permite Notificación por SIR (completado al 80%)
 Gestión automatizada del libro de resoluciones

 Incorpora fiscalización y control de reparos.

SEGEX (Sistema Electrónico de Gestión de Expedientes Administrativos)
Herramienta que permite la tramitación completa de los expedientes administrativos, integrando al resto de herramientas de la plataforma.
 Elementos básicos de un expediente
o Carpetas con documentos
o Un documento puede ser
 Un fichero cualquiera
 Un hipervínculo
 Un documento firmado electrónicamente (Sefycu)
 Una resolución administrativa (Segra)
o Interesados del expediente
o Entradas de registro asociadas al expediente
o Requerimientos a interesados (Sefycu)
o Fiscalización a nivel del expediente
o Facturas (SEFACE) relacionadas
o Tasas o Precios públicos incorporados a la entrada de registro que ha generado el expediente (expediente a instancia de parte)
o Relaciones con otros expedientes
o Lista de accesos permitidos al expediente (ACL)
o Historial de acciones llevadas a cabo en el expediente
 Niveles de acceso existentes en un expediente
o Tramitador: Puede dar acceso a otros al expediente y administrarlo como desee, cambiarlo de estado, renombrarlo, etc.
o Colaborador: Puede aportar documentación al expediente y visualizar cualquier elemento del mismo
o Solo lectura: Puede visualizar cualquier elemento del expediente
o Sólo ciertos documentos: Sólo puede visualizar ciertos documentos del expediente
 Elementos a los que se puede asignar los niveles de acceso anteriores
o Servicio: Servicio de la estructura organizativa de la entidad o de cualquier entidad SEDIPUALB@
o Usuario interno: Usuario de la estructura organizativa de la entidad o de cualquier entidad SEDIPUALB@
o Usuario externo: Usuario externo identificado por una cuenta de correo electrónico (no se puede asignar el rol tramitador)
 Funcionalidades básicas
o Integrado con catálogo de procedimientos administrativos (cargado en SIA)
o Permite Clonado de Expedientes para mantener carpetas, accesos y relaciones
o Refleja los accesos a las notificaciones por parte de los ciudadanos a través de Sefycu y Segra
o Permite generación de expediente ENI (a través de suite INSIDE) para envío a otras administraciones, ARCHIVE o Justicia
 Modelo de Información de Contratos (SECA)
o Permite la gestión de los expedientes de contratación conforma a la actual ley de contratos 9/2018
o Comprobación de Saldo Contable
o Comprobación de incumplimiento de límites de fraccionamiento de contratos
o Comprobación de cumplimiento de Obligaciones Tributarias AEAT y Seguridad Social (Plataforma de Intermediación SCSP)
o Integrado con el PLACSP
 Envío automatizado de contratos menores a PLACSP
 Envío de licitaciones y retorno de la información del adjudicatario a PLACSP, para continuar con la ejecución del contrato en SEGEX

o Incorpora gestión de pedidos (contrato menor) y certificaciones para permitir la gestión automatizada de las facturas asociadas a través de SEFACE (la factura se incorpora de forma automática al contrato al que pertenece)

SEFACE (Sistema Electrónico de Control de Facturas)
Herramienta que permite una gestión automatizada de las facturas recibidas, de forma electrónica, integrada con FACE y con el sistema contable1.
 Recepción de facturas electrónicas desde FACE
 Sin movimiento de la factura, solo se cambia su estado electrónicamente hasta que queda conformada y se procede al pago de la misma
 Integrado con Registro de E/S (SERES) para incorporar las facturas presenciales
 Estados de validación gestionados por roles y sincronizados con FACE
 Integrado con el sistema contable
 Integrado con expedientes de contratación SECA para incorporar automáticamente las facturas a los expedientes correspondientes