馃摐 Tema: Documentos, Registro y Archivo Local (Enfoque Jur铆dico)
1. Concepto de Documentos, Registro y Archivo
1.1. El Documento Administrativo
- **Concepto:** Toda expresi贸n en soporte (incluidos los inform谩ticos) v谩lidamente emitida por los 贸rganos de las Administraciones P煤blicas. Es la manifestaci贸n formal de la actuaci贸n administrativa.
- **Soporte Electr贸nico (Art. 26.1, Ley 39/2015):** "Las Administraciones P煤blicas emitir谩n los documentos administrativos por **escrito, a trav茅s de medios electr贸nicos**...". Esto consagra el documento electr贸nico como el soporte ordinario.
- **Principio de no Aportaci贸n (Art. 28.2, Ley 39/2015):** Los interesados tienen derecho a **no aportar documentos** que ya obren en poder de cualquier Administraci贸n. La Administraci贸n (Ayuntamiento) debe **consultar o recabar** dichos documentos, salvo oposici贸n expresa del interesado.
- **El Expediente Administrativo (Art. 70, Ley 39/2015):** El documento es la unidad que integra el **Expediente**, definido como el **conjunto ordenado de documentos y actuaciones** que sirven de antecedente y fundamento a la resoluci贸n administrativa.
1.2. El Registro Electr贸nico General
- **Naturaleza Jur铆dica (Art. 16.1, Ley 39/2015):** Todos los Ayuntamientos deben disponer de un **Registro Electr贸nico General** 煤nico para la recepci贸n y remisi贸n de solicitudes, escritos y comunicaciones.
- **Garant铆a de Plazos (Art. 16.3, Ley 39/2015):** La funci贸n primordial del registro es garantizar la **constancia fidedigna** de la **fecha y hora** exacta de presentaci贸n.
**Art. 16.5, Ley 39/2015:** Los registros electr贸nicos estar谩n operativos **todos los d铆as del a帽o, durante las veinticuatro horas**, garantizando la seguridad jur铆dica.
- **Contenido del Asiento:** Debe incluir obligatoriamente n煤mero de registro, **fecha y hora de presentaci贸n**, identificaci贸n del interesado y 贸rgano remitente/destinatario, y una referencia del contenido.
1.3. El Archivo (Funci贸n Jur铆dica)
- **Concepto:** Estructura que custodia y conserva el **conjunto org谩nico de documentos** producidos por la Entidad Local, sirviendo como **prueba** (valor probatorio) y memoria administrativa.
- **Deber de Conservaci贸n (Art. 17, Ley 39/2015):** Impone a las Administraciones el deber de mantener los documentos en un formato que permita su **conservaci贸n, consulta** y garantice su **autenticidad e integridad** a lo largo del tiempo.
- **Competencia:** La **conservaci贸n, custodia, organizaci贸n y consulta** de los archivos de las Entidades Locales es **responsabilidad y competencia de estas**.
2. Funciones y Clases de Archivo. Especial Consideraci贸n al Archivo de Gesti贸n
2.1. Clases de Archivo (Ciclo Vital)
Los archivos se clasifican atendiendo a su fase de uso, lo que determina su **valor legal** y su **r茅gimen de acceso**.
| Clase de Archivo | Fase / Edad | Valor Predominante | Regulaci贸n |
|---|---|---|---|
| **Archivo de Oficina o de Gesti贸n** | **Activa** | **Primario** (Administrativo, Legal, Fiscal). | Uso y custodia en la Unidad productora. |
| Archivo Central/General | Semiactiva | Primario. | Transferencia al finalizar la tramitaci贸n. |
| Archivo Intermedio | Semiactiva (Expurgo) | Transici贸n al Secundario. | Aplicaci贸n de Tablas de Valoraci贸n. |
| **Archivo Hist贸rico** | **Inactiva** | **Secundario** (Informativo, Hist贸rico, Cultural). | Conservaci贸n **Permanente** (Patrimonio Documental). |
2.2. Archivo de Oficina o de Gesti贸n
Es la fase m谩s relevante para el Auxiliar Administrativo, ya que gestiona los documentos "vivos" y en tramitaci贸n.
- **Finalidad:** Custodia de documentos en **fase de tramitaci贸n** o sometidos a **continua utilizaci贸n y consulta**.
- **Funciones Esenciales (¡Para el Test!):**
- **Apoyar la gesti贸n administrativa** (acelerar la tramitaci贸n).
- **Acreditar** las actuaciones de la unidad productora (valor probatorio inmediato).
- **Organizar** los documentos producidos por sus respectivas unidades.
3. Criterios de Ordenaci贸n del Archivo
3.1. Niveles de Organizaci贸n
La organizaci贸n archiv铆stica sigue una jerarqu铆a rigurosa para mantener el **Principio de Procedencia** (los documentos de un 贸rgano no deben mezclarse con los de otro):
Fondo (Ayuntamiento) → Clasificaci贸n Funcional (Series) → Expediente → Documento
3.2. Criterios de Clasificaci贸n y Ordenaci贸n
- **Clasificaci贸n (Series y Fondos):** El criterio principal es el **Funcional**, que agrupa las series documentales seg煤n las **competencias y actividades** desarrolladas por la Entidad Local (Ej.: expedientes de Contrataci贸n, expedientes de Licencias Urban铆sticas).
- **Ordenaci贸n (Dentro del Expediente):** El criterio dominante es el **Cronol贸gico**.
- **Ordenaci贸n Cronol贸gica:** Colocaci贸n de los documentos seg煤n su fecha de emisi贸n o recepci贸n, lo cual respeta la **secuencia del procedimiento** y su evoluci贸n jur铆dica. Es el m茅todo m谩s l贸gico para la consulta de un expediente administrativo.
- **Otros M茅todos:** Alfab茅tico (ej. fichas de personal, padrones), Num茅rico (ej. registro de entrada/salida) o Geogr谩fico (en raras ocasiones).
